NOTA DE CONTABILIDAD: NOTA DE CONTABILIDAD

DEFINICION:

La nota de contabilidad es un documento interno de la empresa, que es utilizado para hacer registros contables, cuando se trata de operaciones que no tienen soportes externos, u operaciones para las cuales no existen documentos internos específicos.

En primer lugar, se debe hacer claridad que las operaciones que la empresa realice con terceros, necesariamente deben tener soportes válidos como son las facturas. Una factura no puede ser reemplazada por una nota de contabilidad o cualquier otro documento diferente. Por ejemplo, cuando se realiza compra de bienes, el único documento válido es la factura, o documento equivalente en el caso que la operación se realice con una persona no obligada a facturar.

Las notas de contabilidad son válidas como documento equivalente siempre que cumplan con los requisitos de ley.

Esto quiere decir que no es necesario que el documento equivalente lleve impresa la leyenda “Documento equivalente” sino que basta con el cumplimiento de los diferentes requisitos contemplados para cada situación, y la ley no exige que el documento de llame de una u otra forma.

Para las operaciones en las que no existen documentos externos ni internos específicos, se utiliza entonces la nota de contabilidad. Ejemplo de esto puede ser la contabilización de los Ajustes por inflación, la Depreciación, la amortización, correcciones, los comunes ajustes contables resultantes al momento de preparar el cierre contable, etc.

La nota de contabilidad debe tener una numeración consecutiva, que permita tener un control sobre las mismas y permita hacerles un seguimiento posterior. Igualmente debe contener la fecha de elaboración y las personas que intervinieron en su elaboración.

FUNCION:

La nota de contabilidad tiene como función el registrar operaciones en la contabilidad, debe contener claramente las cuentas utilizadas, los valores parciales de cada movimiento y los respectivos valores debito y crédito.

Por lo general, solo es necesario elaborar la nota de contabilidad en original, puesto que la nota de contabilidad no será utilizada o no será requerida por otro departamento diferente al departamento de contabilidad, lo que hace innecesario las copias.

Para tener un mejor control, es recomendable utilizar un tipo de nota de contabilidad diferente para cada tipo de operación. Por ejemplo, la nota de contabilidad utilizada para registrar los ajustes por inflación, se debe diferenciar claramente de la nota de contabilidad utilizada para la contabilización de la depreciación, de lo contrario se tendrán dificultades a la hora de hacer verificaciones y seguimientos.

"Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general: Nombre o razón social de la empresa que lo emite. Nombre, número y fecha del comprobante. Descripción del contenido del documento. Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes".

FORMAS DE NOTA CONTABLE:

Las notas de contabilidad pueden ser en formas preimpresas o generadas totalmente por computador. (Todos los software de contabilidad tienen por defecto un formato para cada nota, y además algunos permiten personalizar los formatos para ajustarlos a los requerimientos de imagen de la empresa.)

Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general:

♦ Nombre o razón social de la empresa que lo emite.
♦ Nombre, número y fecha del comprobante.
♦ Descripción del contenido del documento.
♦ Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.
Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas.

ESTE SERIA EL FORMATO DE NOTA CONTABLE:

EJEMPLO:

La empresa SERVICIOS AL INSTANTE compro una poliza de seguros el dia primero de febrero de 2011 por un valor de $ 600.000 a un año, el dia 28 de febrero dia de cierre contable se hizo el respectivo asiento de ajuste.